• Isabella Vieira

Organização para Profissionais de Eventos

Muitas e muitas vezes eu tive que avalizar o trabalho de um profissional do mercado de eventos, afirmando para o cliente que aquele era realmente um bom profissional, apesar de isso ir contra todas as evidências e esse profissional estar imerso em uma completa desorganização!

Chega a ser no mínimo curioso, que um profissional de organização de eventos seja desorganizado! Mas isso é mais comum do que você imagina!


Então, eu vou compartilhar algumas técnicas básicas para que você possa organizar seu processo de trabalho!


1 - Agenda

Quem trabalha com organização de eventos, precisa de uma agenda! Eu já vi um profissional de eventos tirar uma folha do bolso com seus eventos anotados! Quase caí pra trás!

A agenda pode ser a tradicional agenda de papel, comprada em papelarias mesmo; pode ser uma agenda de papel personalizada (tipo planners), e também uma agenda online, como a agenda do google, que é a que eu uso!

Uma dica importante é que você tenha apenas 1 agenda para sua vida, em que você coloque suas reuniões, visitas técnicas e eventos de forma geral e também coloque seus compromissos pessoas. Afinal de contas, você tem apenas 1 vida, e seu dia tem apenas 24 horas, então você deve ter um único lugar para gerenciar o seu tempo!

Mas eu recomendo fortemente que, caso você use agenda de papel, você tenha uma agenda física para deixar no seu escritório, apenas com as datas dos eventos (Caso você perca sua agenda de papel)

Imagem: Acervo pessoal Isabella


2 - Organizador de contratos

Os contratos fechados podem ser armazenados de duas formas e isso varia da natureza do seu trabalho:


- Profissionais que TEM interação com o cliente ao longo dos preparativos do evento:

No caso de você manter um contato com seu cliente ao longo dos preparativos, como no caso dos assessores e cerimonialistas, decaoradores, buffets, é recomendado que você tenha uma pasta para cada cliente.

Eu utilizo uma pasta suspensa para cada cliente, que fica em um arquivo.

Nessa pasta, eu coloco o contrato de cada cliente e também todos os resumos de todas as reuniões que fizemos ao longo dos preparativos. Vou arquivando também os contratos fechados com os demais fornecedores.

Se você é decorador por exemplo, além do contrato, você pode colocar referências que seu cliente te envia por e-mail ou whastapp. É muito importante que você guarde essas referências, além dos arquivos de conversas nas ferramentas online, porque você pode perder essas informações.

Imagem: Acervo pessoal Isabella


- Profissionais que NÃO tem interação com o cliente ao longo dos preparativos do evento;

Caso você não tenha que manter contato com seu cliente após o fechamento do contrato, você pode simplesmente ter uma pasta sanfonada de 12 divisórias e separar seus contratos por mês.


3 - Lista de Tarefas

Ter uma lista de tarefas é fundamental para você não esquecer de dar andamento em todas as demandas da sua empresa!

Essa lista deve ser alimentada diariamente! O que não significa que você tenha que ter uma lista de tarefas diária! Na sua agenda deve entrar apenas o que realmente tem data específica par acontecer!

Eu divido minha lista de tarefas em duas:

- Tarefas a realizar/Próximas ações: são as tarefas que eu tenho que fazer! Aqui ainda eu separo em mais categorias, mas para não ficar complexo, falo disso em um post futuro

- Aguardando resposta: são todas as demandas que você precisa de retorno de outras pessoas. Assim, você pode cobrar uma resposta da pessoa.


Sobre ferramentas para lista de tarefas, eu utilizo online o aplicativo chamado Todoist.

Você pode usar qualquer aplicativo gerenciador de listas, aquele que mais se identificar ou mesmo anotar em um caderno.


Imagem: Acervo pessoal Isabella


Além desses itens, eu tenho uma lista de ideias que eu tenho, mas que eu não posso colocar em andamento agora; uma lista de projetos em andamento, uma pasta de cada cliente no google drive, uma lista para cada cliente em andamento no trello, um aplicativo de CRM, e também um organizador financeiro! Ufaa! rs parece muita coisa! Mas facilita minha vida nível máximo!

Como o propósito desse post é organização básica, não vou abordar esses itens mais avançados para não confundir! Posso falar dessas técnicas mais avançadas, se vocês quiserem!

Me conta se você usa alguma dessas ferramentas?!


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